Hoe AE Systems kosten en tijd bespaart met hun ERP-gekoppelde webshop met automatische betaalmodule

De bedoeling was om een efficiënter bestelproces te creëren voor AE Systems én hun klanten. “De ERP-gekoppelde webshop met online betaalmodule vermindert onze workload, omdat klanten gewoon via de webshop kunnen bestellen”, zegt zaakvoerder Frederic Vandenhaute van AE Systems. Maar liefst 2300 producten kregen een plaats op de nieuwe webshop, en er gebeurde een volledige integratie met het ERP-systeem van AE Systems.

Hiervoor werkte AE Systems met gedrukte prijslijsten om hun aanbod aan te prijzen, maar dat was een zeer omslachtig proces. “Als er een prijs wijzigde was de prijslijst al verouderd. Het resultaat was dat we de prijslijst continu moesten updaten. Ook konden we daarin niet àlle producten uit ons omvangrijk gamma laten zien, waardoor klanten niet meer wisten wat we allemaal aanbieden”, zegt Frederic. “Nu zijn àlle beschikbare producten in een muisklik zichtbaar en kunnen we ze gemakkelijk aanpassen. Onze webshop is een prijscatalogus die altijd up-to-date is.”

Bij AE Systems betekent de nieuwe webshop een enorme tijdswinst. “Veel onnodige communicatie over de producten valt nu weg. Klanten kunnen op de webshop zelf de technische specificaties zien bij elk product en bestellen wat ze nodig hebben”, legt Frederic uit. “Bovendien kunnen ze ook hun gewenste leverdatum meegeven.”

De gebruiksvriendelijke webshop is gericht op professionele klanten. “Iedereen ziet de catalogus, maar enkel als professionele klant krijg je een account om online producten aan te kopen. Na een bestelling wordt automatisch een factuur aangemaakt.”

Onze WEBRAND-collega Toon zette als Backend Development Engineer graag zijn tanden in het project. “We overlegden met Logistics ERP over het ERP-pakket dat ze maakten voor AE Systems, zodat we de webshop erop konden afstemmen. Elk ERP-systeem heeft eigen API’s, dus gingen we na hoe dat van AE Systems precies werkte en bouwden we het PHP-framework daarop verder. Je kan de webshop eigenlijk zien als het verlengstuk van het ERP-pakket”, vertelt Toon.

Wordt er iets in het ERP-systeem aangepast, dan is de nieuwe wijziging meteen ook zichtbaar voor klanten. “En door de online betalingsmodule van Mollie kunnen klanten ook meteen betalen als ze iets bestellen”, vult Mario Van de Voorde, CEO & Founder van WEBRAND, aan.

Ook Google Analytics werd mee opgenomen, zodat pagina’s kunnen getrackt worden. “De bedoeling is dat we meer gaan meten en ons aanbod sturen op basis van die gegevens. We kunnen bijvoorbeeld zien wat de meest bezochte producten zijn of hoeveel mensen er vandaag iets hebben aangekocht. Op termijn willen we de verkoop via onze webshop meer boosten”, aldus Frederic.

AE Systems werkte eerder ook al met ons samen voor de publiekswebsite en professionele website. “Kmo’s zijn vaak te klein om zo’n specialisten fulltime aan te nemen, en dan is het fijn om zo toch op die expertise te kunnen rekenen. Bovendien was er een vlotte communicatie en als er zich een probleem stelt wordt het opgelost. We werken graag samen met WEBRAND”, sluit Frederic af.